Ideenmanagement

Die TREVIOS Software (Modul Ideenmanagement) ermöglicht von der Erfassung der Ideen bis zum Einspruchsverfahren, die vollständige Abbildung aller notwendigen Verwaltungsprozesse in der Software!

Produktbroschüre (DE) Product broschure (EN)

Modelle der Ideenbearbeitung

Eingehende Ideen können durch den Ideenmanager (zentrales Modell), durch den Vorgesetzten (Vorgesetzten Modell), oder als Auswahl für den Mitarbeiter (hybrides Modell) bearbeitet werden. Durch einen Import von Personaldaten (z.B. SAP© oder engage) kann der Einreicher automatisch dem Vorgesetzten zugeordnet werden.


Wer kann wie einreichen?

Die Eingabe der Ideen erfolgt durch den Mitarbeiter am Arbeitsplatz, via mobilem Endgerät oder in der Fertigung über Kiosk PCs. Ideen können auch durch andere Personen (z.B. Teamleiter, Meister, Ideenmanager) stellvertretend für den Mitarbeiter erfasst werden. Über eine Historie (Verlauf) wird dargestellt, wer welche Bearbeitungsschritte in der Software vorgenommen hat. Wir unterstützen die Erfassung von:

  • einzelnen Ideen
  • Papierbasierte Erfassung
  • KVP Ideen
  • Erfassen per E- Mail
  • Gruppenideen
  • Einreichen im Internet
  • Ideen für Andere
  • als Formular

Der Einstieg in die Software

Die Einstiegsseiten der Software können, abhängig von der Person die mit der Software arbeitet, individuell gestaltet werden. So können z.B. für Personen, die nur sporadisch mit dem System arbeiten, zentrale Funktionen in den Vordergrund gerückt werden. Anderen Personenkreisen könnten z.B. bereits beim Einstieg wichtige Kennzahlen dargestellt werden.Die Inhalte der Seiten können werksspezifisch, abteilungsspezifisch oder benutzerspezifisch aufbereitet werden.

Startseite

Eine Idee erfassen

Bei der Erfassung einer neuen Idee über ein mobiles Endgerät oder Desktop PC wird der Benutzer (Einreicher) durch verständliche, mit dem Kunden abgestimmte Formulare und der Zuteilung klar erkennbarer Aufgaben unterstützt. Über Aufgabenordner in der Navigation wird der Benutzer auf aktuell anliegende Aufgaben hingewiesen.

Einreichen

Eine Idee bearbeiten

Nach der Erfassung der Idee erfolgt auch jeder weitere Bearbeitungsschritt innerhalb der Software. Der Vorgesetzte oder Ideenmanager (abhängig vom verwendeten Ideenmodell) wird über den Eingang einer „Idee“ informiert und veranlasst die weitere Bearbeitung. Es können Gutachten angefordert, Ideen abgelehnt oder in die weitere Bearbeitung gegeben werden. Vorgesetzte können dabei ihre Aufgaben auch an andere Personen delegieren (Vertretungsfunktion). In jedem Arbeitsschritt sorgt ein Mahnungs- und Eskalationssystem der Software für eine zeitnahe Bearbeitung.


Benachrichtigungen

Grundsätzlich wird jeder Mitarbeiter per Email über aktuelle Aufgaben informiert. Wird eine Idee eingereicht, erhält der nächste zuständige Bearbeiter dazu eine E-Mail. Hat z.B. der Vorgesetzte die E-Mail erhalten, kann er über den in der E-Mail enthaltenen Link die Software aufrufen. In jedem Arbeitsschritt sorgt das Mahnungs- und Eskalationssystem der Software für eine zeitnahe Bearbeitung.


Rote Ampel Funktion

Die vom Ideenmanager (BVW Beauftragter) gesetzten Fristen zur Bearbeitung werden von der Software überwacht. Es können unterschiedliche Erinnerungsstufen (Eskalationen) installiert werden. Ein Mahnsystem übernimmt dann den automatischen Versand der Erinnerungen per Email. Der aktuelle Status Ihrer Erinnerungen kann innerhalb der Ideenmanagement Software mit der Funktion „Rote Ampel” gesteuert werden.


Gutachten und Stellungnahme

Gutachter können an beliebigen Stellen aktiv in den Bearbeitungsprozess eingebunden werden. So ist eine Abbildung einfacher formloser Gutachten (z.B. einfache Kommentare) bis hin zu einem Formular basierten Gutachten mit konkreten Empfehlungen durch den Gutachter möglich. Gutachten können dabei nacheinander, aber auch parallel angefordert werden.

Die Software ermöglicht weiterhin (u.a.):

  • das Delegieren von Gutachten
  • eine papierbasierte Erfassung
  • den Aufbau von Gutachter Katalogen
  • die Erfassung bereits bestehender Gutachten
  • die Ablehnung von Gutachten
  • die fernmündliche Abfrage von Gutachten
Gutachten

Nutzen und Umsetzung

Die Nutzenberechnung (kann) vollständig in der Software vorgenommen werden. Hierbei können unterschiedliche Nutzentypen berücksichtigt werden (auch Mischformen möglich). Eine Berechnung erfolgt auf Basis hinterlegter Formulare (berechenbar), oder im Bereich des nicht berechenbaren Nutzens auf Basis hinterlegter Matrizen. Formen wie „Denk-Mit-Prämien“, „Mitmach-Prämien“ oder „Anerkennungsprämien“ sind abbildbar.

Die Umsetzung einer Idee kann innerhalb der Software angestoßen werden. Diese kann dann durch den Umsetzer bestätigt, oder begründet abgelehnt werden. Bereits erfolgte Umsetzungen werden dokumentiert. Mehrere Umsetzungen können auch parallel angefordert werden.

Umsetzung

Prämierung und Abschluss

Auszuzahlende Prämien werden durch die Software berechnet. Faktoren wie Aufgabennähe, Ausarbeitungsgrad der Idee, Ideenanteil, etc. können berücksichtigt werden. Wird ein Einspruchsverfahren angestoßen, ermittelt die Software die zu zahlende Differenzprämie automatisch. Bescheide für den Einreicher und Miteinreicher werden automatisch erstellt. Ein Prämienreport weist die zu zahlenden Prämien aus.

Nutzen

Transparenz im Ideen Prozess

Um jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsschritt (Status) einer Idee informiert zu sein, stehen Informationen zur Idee auf dem Reiter „Historie” zur Verfügung. Über den gesamten Workflow bleibt die Bearbeitung für den Einreicher jederzeit nachvollziehbar (TREVIOS Ideen Navigator).

Transparenz

Die Bearbeitungsschritte einer Idee

Die Bearbeitung der Idee erfolgt in Bearbeitungsschritten (Workflow Status). Den Personen werden innerhalb des Ablaufs Aufgaben zugeteilt (z. B. als Gutachter oder Umsetzer). Parallel zum Bearbeitungsablauf in der Software werden Mails an die Bearbeiter (Vorgesetzter, Gutachter, Umsetzer, etc.) als zusätzliche Information versendet.

Status

Fristen und Mahnungen

Die vom Ideenmanager (BVW Beauftragter) gesetzten Fristen zur Bearbeitung werden von der Software überwacht. Es können unterschiedliche Erinnerungsstufen (Eskalationen) installiert werden. Ein Mahnsystem übernimmt dann den automatischen Versand der Erinnerungen per Email. Der aktuelle Status Ihrer Erinnerungen kann innerhalb der Ideenmanagement Software mit der Funktion „Rote Ampel” gesteuert werden.

Rote Ampel