Häufig gestellte Fragen zum Ideenmanagement

Welche aktuellen Modelle des Ideenmanagements kann die Software unterstützen?

In der Software werden alle bekannten Modelle des Ideenmanagements unterstützt (zentrales Modell, dezentrales Modell und hybrides Modell). Darüber hinaus existieren Module zur Unterstützung von KVP und Innovationsprozessen.


Sind anonyme Vorschläge möglich?

Ja, bei anonymen Vorschlägen werden nur den Personenkreisen Informationen zugänglich gemacht, die diese auch benötigen (z.B. dem Ideenmanager). Um eine z.B. neutrale Begutachtung zu ermöglichen, werden alle Informationen zum Einreicher entfernt.


Können den Ideen auch Anhänge hinzugefügt werden?

Ja, die Ideen können durch Anhänge angereichert werden. Das gilt natürlich auch für Gutachten, Berechnungen in Kommissionen und erfolgten Umsetzungen.


Besteht die Möglichkeit, dass der Ideengeber Ideenmitglieder eintragen kann, falls die Idee in Zusammenarbeit in einer Gruppe entstanden ist?

Es kann zwischen verschiedenen Ideenarten unterschieden werden. Wird ein sog. Gruppenvorschlag eingebracht, kann der Ideengeber eine beliebige Anzahl Ideenmitglieder (Miteinreicher) hinzufügen. Wer welche Anteile bei einer Prämierung erhält, kann durch den Ideengeber festgelegt oder wahlweise durch die Software gleichverteilt werden.

Ideenmitglieder

Kann eine Idee zur Überarbeitung an den Einreicher zurückgegeben werden?

Ja, Ideen können zur weiteren Bearbeitung vom Ideen-Koordinator an den Einreicher zurückgegeben werden, sofern die gewünschte Ausarbeitungsreife nicht erreicht wurde. Dabei kann von Seiten des Kunden festgelegt werden wie häufig dieser Schritt des Zurückgebens an den Einreicher möglich ist.


Können Ideen und die dazu hinterlegten Informationen gedruckt werden?

Die Software erstellt automatisch Office Dokumente aus den vorhandenen Inhalten. So können alle Informationen zu einer bestimmten Idee in einem Word-Dokument ausgegeben und gedruckt werden. Außerdem könne alle Ideenlisten als Excel-Dokumente abgerufen und auch gedruckt werden.


Wie kann der Einreicher nachvollziehen, was mit seiner Idee passiert?

Alle Vorgänge sind für den Einreicher transparent und damit nachvollziehbar. Das betrifft den gesamten Workflow (hier wird jeder Bearbeitungsschritt in der Historie dokumentiert) als auch die Grundlagen für Entscheidungen (z.B. Gutachten).

Historie

Wie werden Mitarbeiter über neue Aufgaben informiert?

In jedem Bearbeitungsschritt einer Idee kann bestimmt werden, wer über den aktuellen Stand informiert werden soll. Beispiel: Ein Einreicher erfasst im System eine Idee und reicht diese beim Vorgesetzten ein. Der Vorgesetzte erhält eine Mail, dass eine neue Idee eingegangen ist. Über die Mail kann er sich direkt am System anmelden und die Aufgabe bearbeiten. Zusätzlich werden zu bearbeitenden Ideen auf der Startseite dargestellt. Dadurch sind offene Aufgaben auf einen Blick erkennbar und können direkt über die Startseite aufgerufen werden.


Wie wird sichergestellt, dass zugteilte Aufgaben erledigt werden?

Für jeden Bearbeitungsschritt gibt es die Möglichkeit Fristen für die Erledigung der Aufgaben festzulegen. Falls der Bearbeiter die Fristen versäumt, wird er nach neuer Fristsetzung erneut per Mail an die Bearbeitung erinnert. Es ist auch möglich weitere Personen zum Beispiel Ideenkoordinatoren über diese Vorgänge zu informieren. Darüber hinaus gibt es für Ideenkoordinatoren auch die Möglichkeit mithilfe der "Rote Ampel Funktion" einzusehen bei welchen Ideen und Bearbeitern Fristen nicht eingehalten sind.

rote-ampel

Lässt das System eine Teilprämierung zu?

Bei rechenbaren Ideen mit hohem Nutzen kann das System so gestaltet werden, dass zu zahlende Prämie in mehreren Teilen ausgezahlt werden. So kann eine nachträgliche Bewertung des Nutzens durch das Controlling erfolgen. Damit kann sichergestellt werden, dass die gezahlten Prämien dem tatschlichen Nutzen der Idee angemessen sind.

Teilprämie

Wie kann die Software bei Ideen aus dem eigenen Arbeitsbereich unterstützen?

In vielen Bereichen ist das Erarbeiten und Implementieren neuer Ideen wichtiger Teil des Aufgabenbereichs eines Mitarbeiters. In diesen Fällen kann es schwierig sein einen fairen Schlüssel für die Prämierung dieser Ideen zu finden. Dennoch ist die Trevios Software genau der richtige Ort um die Prüfung und Einführung der Idee in einen strukturierten Prozess zu übergeben. Für diese Fälle gibt es die Möglichkeit zu einer Idee die Aufgabennähe festzulegen, von der die Prämie nachher mitunter abhängt. Hier sind verschiedene Möglichkeiten abbildbar. Es existieren Funktionen, die dem Einreicher selber ermöglichen eine Zuordnung vorzunehmen (änderbar durch den Vorgesetzten), oder dem Vorgesetzten ermöglichen die Aufgabennähe zu bestimmen (von Ja / Nein bis hin zu einer prozentualen Zuordnung). Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, eine Aufgabennähe über Tarifgruppen zuzuordnen.

Aufgabennähe

Wie werden Benutzer in der Handhabung unterstützt?

Die Bedienung der Software erfolgt intuitiv, da Arbeitsschritte leicht verständlich und nachvollziehbar sind. Zusätzlich bieten kontextbezogene Hilfetexte die Möglichkeit sich optimal in der Software zurechtzufinden. Ein zusätzlicher Leitfaden für Mitarbeiter dient dem Benutzer als Vorlage zur Durchführung von Tätigkeiten innerhalb der Software.


Wie wird die Prämie bei nicht rechenbarem Nutzen errechnet?

Die Nutzenberechnung bei einer nicht rechenbaren Idee erfolgt durch kundenspezifische Vorgaben und Faktoren, welche dann in der Software durch Trevios abgebildet werden.

Bewertungsmatrix

Wie lange dauert es bis die Software eingesetzt werden kann?

Wir entwickeln ihre Trevios Installation in zwei bis vier Workshops mit Ihnen gemeinsam. Dabei nehmen wir in jedem Workshop Ihre Anforderungen und Wünsche auf und beraten Sie mit unserer Erfahrung und unserem Wissen. Die dabei definierten Anforderungen setzen wir dann bis zum nächsten Workshoptermin um und können dann am konkreten Beispiel über Änderungswünsche und Weiterentwicklungen sprechen. In den meisten Fällen dauert es drei bis vier Monate vom ersten Workshop bis zur einsatzbereiten Software.


Ist es möglich einen bestehenden Prozess so abzubilden, wie er im Augenblick in unserer Firma existiert?

Unsere Spezialität ist es die Software genau auf die Anforderungen unserer Kunden zuzuschneiden. Ein großer Bestandteil davon ist es die bereits bekannten und bewährten Prozesse in die Software zu überführen. Gleichzeitig bietet eine neue Software auch immer die Möglichkeit bekannte Schwachstellen aus der Vergangenheit anzugehen, dabei stehen wir mit unserer Erfahrung gerne beratend zur Seite.


Wie wird Datenschutz gehandhabt?

Unsere Kunden speichern in der Trevios Software häufig sehr sensible Daten und wir sind uns der großen Verantwortung im Umgang mit diesen Daten bewusst. Die Trevios Installation kann von Ihnen auf Servern ihres Unternehmens gehostet werden, sodass die volle Kontrolle über die Daten bei Ihnen liegt. Alternativ hosten wir die Software für sie auf Servern in Deutschland. Alle Zugangsdaten der Trevios Software werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert und alle Informationen auf Wunsch verschlüsselt übertragen. Um zu verhindern, dass Nutzer die Informationen von Kollegen einsehen können, werden Benutzer nach wenigen Minuten der Inaktivität von der Trevios Software abgemeldet.


Können Kunden die Software auch selbstständig anpassen?

Viele Elemente der Software können auch nach Inbetriebnahme noch durch Sie verändert werden. So haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit,Bezeichnungen in den Formularen anzupassen oder die vom System generierten Mails neu zu gestalten.


Können Daten aus bestehenden Lösungen übernommen werden?

Daten aus bestehenden Systemen können häufig mithilfe von Schnittstellen übernommen werden. Dies ermöglicht eine Weiterführung der Idee im System der Trevios Software.


Ist Trevios auch in weiteren Sprachen erhältlich?

Die Trevios Software ist für den internationalen Einsatz konzipiert und kann in jede beliebige Sprache übersetzt werden, auch weitere Währungen in der Prämienberechnung sind möglich.