Häufig gestellte Fragen zum Beschwerde­management

Sind automatische Reports an die BaFin möglich?

Beschwerdedaten können gemäß § 34d WpHG per Knopfdruck an die BaFin übermittelt werden. Trevios© Software bietet Kreditinstituten die Möglichkeit und den Rahmen, den Regeln des Kreditwesengesetzes der Bankenaufsicht nach § 6 Abs. 2 KWG zu entsprechen.


Was macht die Trevios© Software bedienerfreundlich?

Die Bedienung der Software erfolgt intuitiv, da Arbeitsschritte leicht verständlich und nachvollziehbar sind. Zusätzlich bieten kontextbezogene Hilfetexte die Möglichkeit sich optimal in der Software zurechtzufinden. Ein zusätzlicher Leitfaden für Mitarbeiter dient dem Benutzer als Vorlage zur Durchführung von Tätigkeiten innerhalb der Software.


Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz der Trevios© Software?

Sie erhalten früh Hinweise auf Defizite in den Prozessen Ihrer Unternehmung. So können Sie systematisch Ihre Prozesse an Hand von gewonnenen Erkenntnissen optimieren, und gewinnen dadurch das Vertrauen des Kunden.


Wie werden die Mitarbeiter über ihren Arbeitsvorrat informiert?

Trevios© Software bietet die Möglichkeit, nachgeschalteten Mitarbeitern im Prozess der Beschwerdebearbeitung, automatische Nachrichten über die Software zukommen zu lassen, um über neue Aufgabenstellungen zu informieren. Zusätzlich werden ihre zu bearbeitenden Beschwerden auf der Startseite dargestellt. Dadurch erkennen sie auf einen Blick ihre Aufgaben und können direkt über die Startseite zu diesen navigieren und eine Bearbeitung vornehmen.


Werden die Aufgaben in den Vorgängen zeitlich überwacht?

Aufgaben werden zeitlich befristet an Personen übergeben, die für die weitere Bearbeitung verantwortlich sind. Die Durchlaufzeiten der Beschwerden werden durch die Rote Ampel-Funktion überwacht. So erhält der Beschwerde-Koordinator Einsicht über alle zeitlich überschrittenen Aufgabenstellungen und kann direkt über die Software auf die Nichteinhaltung der zeitlichen Befristung hinweisen. Dies führt zu einer Optimierung der Durchlaufzeiten und gibt Hinweise auf Schwachstellen im Prozess.


Kann über die Software Ursachenforschung betrieben werden?

Die Software bietet umfangreiche Analyse-Möglichkeiten und hilft Ihnen dabei Ursachen für Beschwerden explizit zu ergründen. Ursachenforschung kann zum einen über Ursache-Wirkung-Diagramme forciert werden. Des Weiteren sind umfassende Analysen über Datenexporte möglich.


Können nachhaltige Gegenmaßnahmen über die Software eingeleitet werden?

Wenn Beschwerden die Einleitung von Maßnahmen erfordern, können diese in der Software direkt erfasst werden. Der Maßnahme können Mitarbeiter als Maßnahmenverantwortliche zugewiesen werden. Die Bearbeitung der Maßnahmen erfolgt dezentral als Aufgabe für den Mitarbeiter und kann zentral durch den Beschwerdemanager überwacht werden.


Verfügt die Software über einen Dokumenteneditor?

Trevios© Software bietet die Möglichkeit automatische Schreiben über die Software zu generieren. Automatische Empfangsbestätigungen oder Zwischenbescheide halten den Kunden ständig auf dem Laufenden.


Können Gutachten auch extern angefordert werden?

Auch externe Gutachter können in den Prozess der Beschwerde involviert werden. So erhalten externe Gutachter eine automatische Nachricht über die Software und können über einen Link das angeforderte Gutachten erstellen.


Wie wird der Verlauf der Beschwerde abgebildet?

Sämtliche Bearbeitungsschritte sind transparent und somit für den Erfasser der Beschwerde und die an der Bearbeitung der Beschwerde beteiligten Personen einsehbar. Sämtliche im Workflow vorgenommenen Aktionen werden in einer Historie erfasst. Es ist immer erkennbar, durch wen diese Aktion ausgeführt wurde.


Sind Zuständigkeiten anpassbar, bei Ausfällen durch Krankheit oder Urlaub?

Zuständigkeiten können in der Trevios© Software auf Knopfdruck übertragen werden. So können z.B. beim Ausscheiden eines Mitarbeiters Verantwortungen und Zuständigkeiten lückenlos an andere Personen übertragen werden, um einen reibungslosen Ablauf und Prozess im Unternehmen sicherzustellen.


Sind die Beschwerden aus Vergangenheit und Gegenwart graphisch darstellbar?

Alle in der Datenbank gespeicherten Daten können exportiert und graphisch dargestellt werden.


Können Daten aus Alt-Systemen übernommen werden?

Daten aus bestehenden Systemen können in die das Modul Beschwerdemanagement für Banken und Versicherungen der Trevios© Software übernommen werden. Dies ermöglicht eine Weiterführung der Beschwerden im System der Trevios© Software.