Häufig gestellte Fragen zum KVP

Was genau versteht man unter dem Begriff Workshop in der Trevios Software?

Wir sprechen als übergreifende „Klammer“ (um hierin Maßnahmen zu bündeln) von Workshops. Diese Bezeichnung in der Software steht stellvertretend für Bezeichnungen wie Problemstellung, Ziele, Themen, etc. Nachfolgendes Beispiel verdeutlich diese Systematik: Man „setzt“ einen Workshop zur einer „Problemstellung“ auf. Es werden Daten zu diesem Workshop erfasst (Moderator, welche Problemstellung gilt es zu lösen, mit welchem Team, etc.). Sind die Grunddaten erfasst, wird der Workshop veröffentlicht. Jetzt haben alle Teammitglieder Einsicht auf die erfassten Daten. Um das Problem zu lösen, werden zielführende Maßnahmen erfasst (durch den Moderator, oder wenn durch den Kunden gewünscht, auch durch die Teilnehmer des Workshops). Diese Maßnahmen werden an Bearbeiter (Maßnahmenverantwortliche) übertragen und bis zur Feststellung der Wirksamkeit bearbeitet.


Müssen Maßnahmen immer einem Workshop zugeordnet werden?

Nein, unsere Software ermöglicht es auch, einzelne Verbesserungen in Form von Maßnahmen direkt zu erfassen.


Welche Informationen werden zu Workshops und Maßnahmen abgefragt?

Alles was an Informationen zum Workshop oder zu den Maßnahmen abgefragt wird, kann kundenindividuell abgestimmt werden.


Können auch Informationen zu Kosten und einem möglichen Nutzen erfasst werden?

Informationen zu Kosten und erwartetem Nutzen können – sofern gewünscht – zum Workshop oder zu den Maßnahmen erfasst werden. Es ist ebenfalls möglich, diese zu den Maßnahmen zu erfassen und für den Workshop zu summieren. Kosten und Nutzen des Workshops errechnen sich dann aus der Summe der in den einzelnen Maßnahmen erfasst Werte.


Welche weiteren Informationen können zu einer Maßnahme erfasst werden?

Struktur kann sich in Bezug auf den ausgewählten Bereich unterscheiden.


Wie behalte ich den Überblick über alle / meine Aktivitäten?

Nach dem Anmelden werden alle offenen Aufgaben direkt auf dem Startbildschirm angezeigt. Man erkennt somit auf den ersten Blick welche Aufgaben zur Bearbeitung anliegen. Daneben existieren Ordner die alle bisher bearbeiteten und noch zu erledigenden Aufgaben anzeigen. Alle Ordnerinhalte können, bei Bedarf, nach verschiedenen Gesichtspunkten gruppiert und sortiert werden. Alle Ansichten zeigen dabei immer nur die Aufgaben, die Ihnen in Ihrer Rolle (Aufgabenbereich) z.B. als Maßnahmenverantwortlicher zugeordnet wurden. So sieht der Koordinator alle Aktivitäten über alle Workshops, wohingegen ein Moderator nur die Aktivitäten der durch ihn initiierten Workshops angezeigt bekommt. Der Bearbeiter sieht nur die Aufgaben, die direkt durch ihn zu erledigen sind.


Welche Schritte zur Bearbeitung von Maßnahmen sind in der Software abgebildet?

Jede Maßnahme wird durch den Moderator erstellt und an einen Maßnahmenverantwortlichen (Bearbeiter) übertragen. Die Maßnahme durchläuft dann 4 Arbeitsschritte (Definiert, Gestartet, Umgesetzt und erledigt). Alle Arbeitsschritte werden dabei zeitlich nachgehalten und bei Bedarf durch das System zur weiteren Bearbeitung angemahnt. Ein Beispiel illustriert diese Arbeitsweise: In einem Workshop („Auswahl einer geeigneten KVP Software“) erstellt der Moderator eine neue Maßnahme „Auswahl von 3 möglichen Anbietern“. Wenn alle Informationen zu erledigenden Aufgabe vorliegen, bestimmt der Moderator einen Bearbeiter und versetzt die Maßnahme in den Status „Definiert“. Diese Aufgabe wird jetzt dem Bearbeiter zugewiesen und kann im System direkt durch ihn weiter bearbeitet werden. Er „startet“ die Aufgabe mit einer Web-Recherche, wählt 3 geeignete Anbieter aus, dokumentiert die Ergebnisse in der Software und setzt die Maßnahme in den Status „Umgesetzt“. Der Moderator wird vom System informiert und prüft die korrekte Umsetzung der Maßnahme und markiert diese dann als „Abgeschlossen“.


Ist es möglich aus vorhandenen Maßnahmen, neue Maßnahmen abzuleiten?

Ja aus bestehenden Maßnahmen können Folgemaßnahmen abgeleitet werden. Es bleibt dabei eine Beziehung zwischen der ursprünglichen-und der abgeleiteten Maßnahme in Form einer Verlinkung bestehen.


Sehe ich, wer was wann erledigt hat?

Jede Statusänderung wird im System mit einem Datum hinterlegt, so ist ersichtlich, wer wann was durchgeführt hat. Zudem existiert ein Mahn- und Eskalationssystem, das die zeitliche Durchführung der Aufgaben überwacht und ggf. erinnert bzw. mahnt. Auf jede Statusänderung kann zudem mit dem Versand einer Mail auch außerhalb des Systems aufmerksam gemacht werden.


Wie werden die Personen über anstehende Aufgaben informiert?

Nach erfolgter Anmeldung an das System erscheinen die zu erledigenden Aufgaben des Benutzers direkt sichtbar im „Arbeitsvorrat“ auf seiner Startseite. Über ein Mailsystem kann er darüber hinaus über anstehende Aufgaben informiert werden. Sollte die Bearbeitung nicht in der vorgegebenen Zeit erfolgen, werden zudem Erinnerungen bezogen auf die anstehenden Aufgaben versendet.